Présentation de la société
Le GROUPE IFPASS est l’institut de référence de la formation, de l’emploi et des services dans les secteurs Assurance, Banque et Finance , proposant l’offre la plus large du marché.
Le Groupe Ifpass accueille plus de 24 000 apprenants chaque année et propose une offre complète, innovante et modulable composée de formations diplômantes de niveau Bac à Bac+5, de certificats, de formations qualifiantes en adéquation avec les besoins des entreprises d'assurance et de leurs salariés, ainsi que des services de recrutement et d’accompagnement de carrières.
Détail du poste
Rôle exécutif et opérationnel : gestion d’agenda, coordination d’événements et suivi administratif pour le Directeur Général.
L’Ifpass recrute un(e) Assistant(e) de Direction Générale pour accompagner son Directeur Général dans l’organisation quotidienne de ses activités, la préparation des instances de gouvernance et la coordination des échanges internes et externes.
Ce poste est exécutif et opérationnel, sans responsabilité stratégique ni encadrement direct. Il s’adresse à un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e), capable de gérer plusieurs sujets avec méthode, rigueur et discrétion.
Contexte du poste
Vous travaillez directement avec le Directeur Général et êtes le relais opérationnel auprès des différentes directions et interlocuteurs externes.
Le poste implique la gestion de multiples priorités, d’un agenda complexe et la préparation de réunions institutionnelles. Vous assurez la fluidité des échanges et le suivi des dossiers opérationnels.
Vos missions
Gestion d’agenda et organisation
Planification et arbitrage des rendez-vous du Directeur Général
Coordination avec les interlocuteurs internes et externes
Organisation des déplacements professionnels (centres en région, partenaires, institutions)
Préparation des instances de gouvernance
Organisation logistique des Conseils d’administration, Assemblées générales et comités
Préparation et diffusion des dossiers nécessaires aux réunions
Suivi administratif et archivage des documents associés
Organisation d’événements institutionnels
Coordination logistique de conférences, tournages TV, cérémonies et concours
Relation avec prestataires et équipes internes
Suivi de la bonne exécution de chaque événement
Interface et communication
Accueil des interlocuteurs externes (dirigeants, partenaires, institutions)
Liaison avec les assistanats et secrétariats partenaires
Gestion des appels, mails et diffusion d’informations internes
Gestion administrative et suivi de dossiers
Suivi de certains paiements (CB en ligne, abonnements presse) et pointage de relevés bancaires
Préparation et centralisation de dossiers
Rédaction de notes, courriers et comptes rendus
Relecture de supports institutionnels (catalogues, articles, brochures)
Mise à jour de présentations et archivage des dossiers
Support transversal
Appui ponctuel aux différentes directions selon les besoins et la charge d’activité
Profil, Expérience, Formation
Expérience
Expérience confirmée d’au moins 10 ans, en assistanat de direction générale ou de direction exécutive, idéalement acquise en PME
Participation à la préparation ou l’organisation d’instances de gouvernance (Conseils d’administration, Assemblées générales, comités de direction)
Habitude de gérer un agenda complexe et des interlocuteurs multiples
Compétences
Organisation et gestion des priorités
Excellentes capacités rédactionnelles
Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
Aisance avec les outils collaboratifs et agendas partagés
Qualités personnelles
Rigueur, méthode et sens de l’anticipation
Discrétion et confidentialité
Aisance relationnelle et sens du service
Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec calme et efficacité
Environnement de travail
Vous évoluerez dans un établissement reconnu dans le secteur de la formation en assurance. Le poste offre autonomie dans l’organisation du travail et une interaction régulière avec les équipes internes et partenaires de l’institut.
Pourquoi rejoindre l’Ifpass ?
Intégrer un acteur de référence dans la formation en assurance
Participer à la coordination et au soutien de la Direction Générale
Développer votre expérience dans un environnement dynamique, opérationnel et polyvalent
Ce que nous vous proposons :
CDI - 37h (contrat à 90% possible) – statut Cadre
Salaire : 40/45 k€ selon expérience
Lieu : Gare de Puteaux (2 min à pied) - Pas de télétravai
Tickets restaurant pris en charge à 60%
Pass Navigo pris en charge à 60%
Mutuelle famille + prévoyance
CSE (chèque cadeaux, chèques vacances et autres avantages loisirs)
